Impulsando el trabajo en equipo virtual

Organización y coordinación del trabajo

Gestionar a distancia siempre requiere de una coordinación y organización muy precisa. Por tanto, procura establecer objetivos claros, tareas, responsabilidades y prioridades para cada uno de los miembros de tu equipo, tanto a corto plazo (semanalmente) como a medio (mensual). Asegúrate que tienen claro el resultado que esperas de esas tareas, cuándo necesitas que estén realizadas, con qué recursos o apoyos cuentan, qué barreras se pueden encontrar y cómo pueden superarlas, etc. Además, fija con ellos de qué forma y cuándo haréis seguimiento periódico de los avances que se vayan produciendo en el cumplimiento de esas tareas. También puedes consensuar determinadas reglas como plazo de respuesta a mensajes o emails, limitar las llamadas a deshoras, etc.

Herramientas digitales

Conocer y analizar qué herramientas digitales de colaboración y comunicación de las que existen actualmente son las que mejor se ajustan a las necesidades de tu equipo es una de tus tareas principales como responsable. Ten en cuenta que no todas las personas tienen los mismos conocimientos y habilidades en el uso de esas aplicaciones, por lo que, en ocasiones, tendrás que ayudarles a que su adaptación y manejo de estas herramientas de teletrabajo sea lo más rápida posible. También asegúrate de que cuentan con los dispositivos y conectividad (redes móviles y fijas) necesaria para realizar con éxito su trabajo.

Herramientas digitales hay muchas y muy interesantes. Por ejemplo, Office 365, G-Suite o ZoHo para la ofimática, Trello para la gestión de proyectos, Slack para la comunicación, Microsoft Teams para reuniones virtuales, chats o compartición de archivos en grupos de trabajo, Dropbox para almacenar documentos, Doodle para calendarizar reuniones, etc.

Empatía, confianza y motivación

Para muchas personas, trabajar fuera de la oficina desde casa representa un verdadero reto. Sensación de aislamiento, falta de concentración y dispersión, interrupciones familiares… son situaciones habituales que pueden limitar el rendimiento cada uno de los miembros de tu equipo.

Por eso es muy importante que, en tus reuniones con cada uno de ellos, les escuches y seas sensible a cómo están afrontando esta nueva situación para ellos, qué dificultades y barreras están teniendo, qué aspectos de su trabajo les están funcionando mejor, analizar con ellos de qué forma puedes ayudarles, etc.